Jak wynagradzać zarząd w NGO? Cz. 3 – powołanie uchwałą

Już w tytule starałem się zaznaczyć, że chodzi o powołanie na podstawie uchwały organu wybierającego członków zarządu, a nie o powołanie w rozumieniu Kodeksu pracy (art. 68 § 1). Ten ostatni zarezerwowany jest dla przypadków określonych w odrębnych przepisach i bezpośrednio tworzy stosunek pracy z wszystkimi konsekwencjami za tym idącymi. Natomiast sposób, który tutaj opisałem jest specyficznym pominięciem stosunku pracy i nawiązaniem tylko i wyłącznie stosunku korporacyjnego (szerzej o dwóch podstawach pełnienia funkcji pisałem w cz. 1), w ramach którego zostało przewidziane określone wynagrodzenie. Krótko mówiąc, chodzi o zwyczajną uchwałę powołującą na stanowisko, która dodatkowo określi wynagrodzenie.

Takie rozwiązanie jest najprostszym sposobem wynagrodzenia członków zarządu, ponieważ nie będzie podlegała obowiązkowym składkom na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Jest to zgodne z interpretacjami ZUS w takich przypadkach, min:

• decyzja nr 362 Oddziału ZUS w Lublinie z 1 kwietnia 2014 r. (sygn.: WPI/200000/43/362/2014), dotycząca prezesa zarządu fundacji,
• decyzja nr 382 Oddziału ZUS w Gdańsku z dnia 28 września 2016 r. (sygn.: DI/100000/43/858/2016),
•  decyzja Oddziału ZUS w Lublinie z dnia 09 kwietnia 2015 r. (sygn.: WPI/200000143/412/2015),
•  decyzja Oddziału ZUS w Gdańsku z dnia 23 lipca 2014 r. (sygn.: DI/100000143/832/2014),
•  decyzja Oddziału ZUS w Gdańsku z dnia 19 maja 2014 r. (sygn.: DI/100000/413/572/2014).

Zgodnie z powyższymi stanowiskami uchwała powołująca na stanowisko członka zarządu tworzy wyłącznie stosunek organizacyjny (korporacyjny). Wynika to z art. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz. U. z 2016 poz. 1921), który zawiera zamknięty katalog podstaw do ubezpieczenia i w którym nie została przewidziana podstawa w formie uchwały powołującej członka zarządu (w przeciwieństwie np. do członków rad nadzorczych z pkt. 22 w przywołanym wyżej art.). Podsumowując powołanie uchwałą nie będzie tytułem do ubezpieczenia i nie będzie rodzić obowiązku składkowego ani nawet zgłoszenia do ZUS.

W stowarzyszeniach taka możliwość istnieje dopiero od niedawna (ostatnia nowelizacja z maja 2016 r.). Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 5a Ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1393 ze zm.) „[Statut stowarzyszenia określa w szczególności:] możliwość otrzymywania przez członków zarządu wynagrodzenia za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją”.

Jak więc zastosować takie rozwiązanie w praktyce?

1. Podstawa prawna musi wynikać ze statutu organizacji. Jest to ważne, ponieważ wypłata wynagrodzenia odbywa się na konkretnej podstawie prawnej. W przypadku braku umowy z członkiem zarządu, będzie nią tylko uchwała. Nie może ona być jednak zawieszona w „próżni”, tylko powinna znaleźć konkretne upoważnienie w statucie. Dodatkowo jest to ważne ze względów interpretacyjnych, tak by uniknąć zarzutu, że jednak podstawą jest jakaś umowa. Dlatego przed uchwaleniem wynagrodzenia warto upewnić, się iż w statucie są przewidziane odpowiednie zapisy, mogą one przykładowo wyglądać tak:

1. w stowarzyszeniu:

„Walne Zebranie Członków może określić wysokość miesięcznego wynagrodzenia członków Zarządu z tytułu pełnienia ich funkcji w uchwale ich powołującej.

Wynagrodzenie może zostać także określone, zmienione lub zniesione w osobnej uchwale Walnego Zebrania Członków.”

Dla większej elastyczności można przekazać część kompetencji w tym zakresie komisji rewizyjnej:

„Walne Zebranie Członków może upoważnić Komisję Rewizyjną do określenia wysokości miesięcznego wynagrodzenia członków Zarządu z tytułu pełnienia ich funkcji.

Komisja Rewizyjna uchwali wysokość wynagrodzenia biorąc pod uwagę kwestie organizacyjne, finansowe oraz ilość zadań i obowiązków przypadających Zarządowi.”

Można także zastanowić się nad całkowitym przekazaniem tych spraw komisji rewizyjnej, pod warunkiem, że to ten organ będzie powoływał i odwoływał członków zarządu:

„Komisja Rewizyjna może określić wysokość miesięcznego wynagrodzenia członków Zarządu z tytułu pełnienia ich funkcji w uchwale ich powołującej. Wynagrodzenie to może zostać także określone, zmienione lub zniesione w osobnej uchwale.”

2. w fundacji w zależności od powołanie organu nadzoru, kompetencje te będzie miała rada fundacji (ew. podobny organ) lub fundator, a stosowne zapisy w statucie będą wyglądać analogicznie do powyższych w stowarzyszeniu.

2. Wynagrodzenie powinno zostać wprowadzone wraz z powołaniem na stanowisko uchwałą walnego zebrania członków stowarzyszenia albo rady fundacji/fundatora/innego organu odpowiedzialnego za powołanie zarządu w fundacji. Uchwała powołująca tworzy stosunek organizacyjny (korporacyjny) pomiędzy osobą prawną, a osobą fizyczną (piastunem organu, czyli konkretnym członkiem zarządu). Wynagrodzenie jest płacone tylko za wykonywanie obowiązków wynikających z tego jednego stosunku. Trzeba uważać by nie stworzyć innego stosunku prawnego, który mógłby być potraktowany jako umowa cywilnoprawna lub umowa o pracę. Dlatego dla uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych lepiej ustalić wynagrodzenie w jednej uchwale i podkreślić, że przysługuje za pełnienie funkcji w organie (wzór uchwały znajduje się poniżej).

3. Samo wpisanie możliwości wynagrodzenia do statutu i uchwalenie stosownej uchwały będzie jednak niewystarczające ze względów czysto technicznych. Wynagrodzenie musi być płacane na jakiś zasadach i w jakiś terminach. Takie doprecyzowanie najlepiej jak znajdzie się w samej uchwale, np.:

„Wynagrodzenie o którym mowa w § ___ będzie płatne miesięcznie, z dołu do 15 dnia kalendarzowego, następującego po miesiącu, za które jest przewidziane.

Wynagrodzenie będzie płatne przelewem na rachunek bankowy podany przez członka zarządu.”

W sumie schemat powołania będzie wyglądał mniej więcej tak:

Jak wygląda sytuacja ze składkami i podatkami? 

Jak napisałem na wstępie składki w ogóle nie będą brane pod uwagę. Natomiast każdorazowo od wynagrodzenia należy pobrać zaliczkę na podatek (zwykle 18%), a przychód może zostać pomniejszony tylko o podstawowe koszty jego uzyskania (111,25 zł miesięcznie, nie więcej niż 1335,00 zł za rok), co wynika z art. 22 ust. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz.U. 2016 poz. 2032). Przy czym koszty mogą być odliczone wyłącznie jeżeli wynagrodzenie przekracza 200 zł (art. 30 ust. 1 pkt 5a powyższej ustawy). Oczywiście zaliczkę pobiera płatnik (Stowarzyszenie/Fundacja).

Dla kogo będzie to optymalne rozwiązanie?

Przede wszystkim dla osób które chcą z różnych względów chcą uniknąć oskładkowania wynagrodzenia. Szczególnie rozwiązanie takie będzie przydatne w przypadku gdy zatrudnienie jest formą dodatkową (dorywczą) dla członka zarządu, choć w tym wypadku należy pamiętać o zbiegu podstaw do ubezpieczenia, które też może pozwolić na uniknięcie płacenia składek. Sprawdzi się też w przypadku niskich kwot wynagradzania (unikamy przepisów o minimalnym wynagrodzeniu i wszelkich dodatkowych formalności). Przykładowo, gdy chcemy by członkowie zarządu pobierali wynagrodzenie w kwocie 300 zł miesięcznie, nie ma większego sensu tworzyć kolejnych umów cywilnoprawnych lub stosunku pracy i mnożyć poprzez to formalności w księgowości. Dlatego będzie to przede wszystkim dobre rozwiązanie w małych NGO, w których nie zatrudniamy zarządu na stałe,
a jedynie chcemy wynagrodzić ich czas pracy dodatkowej i być przy tym maksymalnie elastyczni.

WZÓR UCHWAŁY WALNEGO ZEBRANIA WS POWOŁANIA I WYNAGRODZENIA