[aktualizacja 12.02.2021] Umowa współpracy dla NGO z tego wpisu jest często bazą dla innych umów. Niektórzy z Was pisali do mnie, że wystarczył im dobry wzór oznaczenia stron i celu umowy, a resztę zapisów przekształcali w różnych kierunkach. Obecny wzór został przeze mnie jeszcze bardziej skrócony w duchu umów na 500 słów, o których przeczytasz tutaj.
Świat NGO jest oparty na zaufaniu, działaniach społecznych, postawie pro bono i dobrych obyczajach. Tak jest w definicji, ale w praktyce bywa różnie, zwłaszcza w czasach ostrej konkurencji o: środki, wolontariuszy i dostęp do mediów. Warto więc rozpoczynać nową współpracę od spisania ramowej umowy.
Po co umowa w NGO
Niektórzy wciąż, traktują taką umowę jako wyraz braku zaufania i ogólnie zły początek współpracy (patrz: dylematy etyczne przy intercyzie w małżeństwie;)). Uważam jednak, że jest całkowicie odwrotnie. Spisanie umowy jest wyrazem zaufania i otwartości, ponieważ w umowie można bardzo dobrze podkreślić:
- cel współpracy,
- zamiary stron,
- wzajemne interesy.
Dzięki temu strony zyskują pewność intencji partnera, zabezpieczoną stosowną umową. Jeżeli do tego dołożymy odpowiednie spisanie sytuacji powodujących rozwiązanie lub zmiany umowy, planowana współpraca na pewno
będzie miała o wiele trwalsze fundamenty, niż w sytuacji umowy ustnej (= braku umowy).
Co powinna zawierać umowa współpracy?
Banałem jest, że każda umowa jest inna i zawiera inne postanowienia, ze względu na: różne strony, różne ramy prawne, przedmiot umowy itd. Można jednak wyznaczyć kilka standardowych części, które powinny znaleźć się w takiej umowie.
Przedmiot i cel umowy współpracy
Może to być dość trudne do opisania, warto jednak poświęcić trochę czasu na zastanowienie się, po co w ogóle współpracujemy i co chcemy osiągnąć. Spisanie tego ma dwie główne funkcje. Po pierwsze zabezpiecza nas na wypadek niewywiązania się z tych założeń przez partnera (możemy rozwiązać umowę, dyscyplinować partnera
odpowiednimi środkami – jeżeli przewidzieliśmy je w umowie lub dochodzić swoich praw w sądzie). Po drugie zmusza strony do zajęcia wspólnego stanowiska, przeciwdziałając błędnym intencjom i nieporozumieniom.
Zobowiązanie w umowie współpracy
Podkreślenie i dodanie zasad, na jakich strony będą obowiązane do realizacji zaplanowanej współpracy, jest sednem tej umowy. Klauzule dobrych obyczajów i poszanowania swoich ról mogą być pomocne w sytuacjach spornych.
Rola partnerów NGO
Jeżeli jest taka sama, warto sprecyzować kiedy możliwe są samodzielne decyzje stron (np. w zakresie zwykłego zarządu) i czy w ogóle takie przewidujemy. Jeżeli nie, możemy wpisać, że wszelkie decyzje muszą być podejmowane przy obopólnej zgodzie stron umowy (może być to jednak bardzo uciążliwe!). Można też sprecyzować kto będzie osobą odpowiedzialną za te decyzje po każdej ze stron (np. specjalny pełnomocnik zarządu).
Obowiązki Stron mogą być całkiem odmienne, warto jednak wpisać w umowie te trzy uniwersalne:
1. wzajemne informowanie,
2. zasadę lojalności,
3. tajemnicę.
Termin
Kluczowe jest określenie kto może zakończyć lub kiedy kończy się współpraca i co dzieje się wówczas z wypracowanymi rezultatami działań.
Odpowiedzialność
Sposób zarządzania to nie to samo co odpowiedzialność. Co do zasady, każdy odpowiada za swoje własne czyny. ALE: wspólne realizowanie przedsięwzięcia może wpłynąć na tą zasadę, w rezultacie możemy odpowiadać za nie swoje grzechy!
Siła wyższa w NGO
Naprawdę warto to przewidzieć i to dość szeroko. Życie jest nieprzewidywalne (COVID-19!) i dobrze zawczasu zabezpieczyć się przed różnymi sytuacjami, wspólnie ustalając zasady zarządzania i dzielenia się obowiązkami.
W odróżnieniu od klauzuli siły wyższej, która zwalnia z obowiązków w danym zakresie (force majeure) dodatkowym rozwiązaniem może być klauzula hardship, dotycząca trudności w wykonaniu obowiązków, ale nie zwalniająca z obowiązków. Odpowiada na pytania co w sytuacji, gdy jedna ze stron będzie mierzyć się z nadzwyczajnymi trudnościami (np.: przygniecenie obowiązkami wz. z kontrolą skarbową, braki kadrowe itp.). Fajnym rozwiązaniem jest również obowiązek informowania o wszelkiego rodzaju trudnościach w połączeniu z powyższymi klauzulami (ale to już temat na osobny wpis). Więcej o sile wyższej w NGO przeczytasz tutaj.
Prawa autorskie w NGO
Jeżeli ich uregulowanie jest możliwe na tym etapie, warto przewidzieć do kogo, mają należeć, jeżeli do obu stron to jak powinno wyglądać zarządzanie nimi. Przy większych przedsięwzięciach, zwykle już od początku współpracy powstaje dużo produktów, materiałów wizualizacyjnych i wypracowanych rezultatów. Warto zastanowić się kto ma decydować o ich przeznaczeniu i co w przypadku zakończenia współpracy. Więcej o prawach autorskich przeczytasz tutaj.
Wzór umowy dla NGO
Poniżej znajdziesz wzór umowy współpracy na 500 słów. Jeżeli wolisz tradycyjny (prawniczy) wzór, to jest on wciąż dostępny tutaj.
Nie są to rozbudowane wzory, ale do podpisania „czegoś” na szybko wystarczą. Mocno namawiam także, by przy dużych przedsięwzięciach i projektach korzystać z pomocy profesjonalnych prawników. Jeżeli jesteś zainteresowany umowami lub innymi dokumentami, napisanymi prostym językiem, zapraszam do kontaktu przez formularz obok lub poprzez moją kancelarię 4NGO.
Infografika do umowy współpracy
Na koniec zobacz moją infografikę w formie listy paragrafów do umowy współpracy.
